Dans le cadre de leur activité professionnelle, certains collaborateurs sont amenés à réaliser des dépenses professionnelles.

L’entreprise est alors tenue de rembourser ces frais que le collaborateur aura avancés. Parfois même, elle va lui fournir une avance, qui peut être supérieure aux besoins réels du collaborateur et donc risquer de susciter une perte économique.

Pour ces raisons, les entreprises peuvent décider de fournir à leurs collaborateurs des “cartes affaires” (ou carte corporate). Ces moyens de paiement se répandent de plus en plus dans l’univers professionnel. Ils représentent 63% des méthodes de paiement des entreprises à l’international en 2019. Les néo-banques, telles que Manager.one, Anytime, iBanFirst, Mooncard ou encore Qonto l’ont bien compris et se sont emparées de ce nouveau marché. Elles décident d’aller plus loin que les acteurs bancaires traditionnels, en proposant des cartes affaires intuitives et transparentes, qui adaptent leurs configurations, notamment grâce à des APIs. Le nombre moyen de fonctionnalités proposées par ces néo-banques est ainsi 1,6 fois supérieur aux acteurs traditionnels. En outre, elles permettent souvent une gestion des dépenses en temps réel.

Ainsi, en plus d’apporter de la simplicité, si elle est couplée à une solution de gestion des notes de frais moderne et innovante, la carte affaires fera gagner beaucoup de temps au service comptabilité.

Une carte affaires pour régler les frais professionnels

Qu’est-ce qu’une carte affaires ?

La carte affaire est fournie par l’entreprise aux collaborateurs.

Son fonctionnement est similaire à celui d’une carte bancaire classique ; un code et éventuellement l’activation du paiement “sans contact”. En outre, elle peut offrir un peu de souplesse à la trésorerie de l’entreprise grâce à la possibilité de mettre en place des débits différés à 28, 30 ou 70 jours.

Comment fonctionne une carte affaires ?

La carte affaire est le plus souvent délivrée et gérée par les Directeurs Administratif et Financier (DAFs) ou les dirigeants des entreprises. Son utilisation par les collaborateurs doit être strictement réservée aux paiements de frais professionnels, qui s’avèrent nécessaires pour la bonne activité de l’entreprise.

Les paiements réalisés avec cette carte peuvent être prélevés sur le compte de l’entreprise ou directement sur celui du collaborateur, ce qui permet de le responsabiliser.

Un meilleur contrôle des dépenses grâce aux cartes affaires

Avec les cartes affaires, les collaborateurs n’avancent plus les frais, de plus elles autorisent un meilleur contrôle des dépenses.

L’entreprise peut choisir, en accord avec la banque, des plafonds de paiement et de retrait pour chacune des cartes. Elle reçoit également le relevé des dépenses, soit en temps réel si la banque le permet, soit mensuellement. Ceci permet de savoir qui dépense quoi, combien, où… Des données à analyser afin d’adapter au mieux les offres et partenariats avec certains fournisseurs s’ils reviennent souvent. L’entreprise a d'ailleurs la possibilité de spécifier seulement certains vendeurs chez qui la carte est acceptée.

Tous ces points aident les collaborateurs à mieux respecter la politique de notes de frais mise en place par l’entreprise.

Une gestion des notes de frais simplifiée avec les cartes affaires

La réalisation de gains financiers

La carte affaires évite aux collaborateurs d’avancer des frais, ces avances étant parfois surestimées par l’entreprise, ce qui peut conduire à une perte financière. De plus, si les montants sont prélevés sur le compte de l’entreprise, celle-ci n’aura pas à rembourser le collaborateur à l’origine de la dépense. Une pratique qui limite les risques de fraudes aux notes de frais.

L’utilisation d’une carte affaires va réellement permettre d’automatiser au maximum la gestion des dépenses professionnelles grâce à une intégration et une reconnaissance automatique des frais réalisés.

Le choix d’une solution adaptée qui intègre parfaitement les cartes affaires

L’une des limites parfois reprochée à l’utilisation des cartes affaires est la masse de notes de frais qu’elles génèrent et qu’il faut traiter. L’automatisation est une réponse parfaitement adaptée à cette limite.

Cependant, elle demande à bien choisir sa solution de gestion des dépenses professionnelles. Notre plateforme Jenji intègre directement les dépenses effectuées avec les cartes affaires.

Le module de Rapprochement Bancaire automatise cette intégration. Celle-ci peut se faire en temps réel, par exemple avec une carte bancaire du type Manager.one, ou en différé en important les relevés bancaires. Nous réalisons des développements en interne afin que le module soit compatible avec les différentes banques. Une fois importées, les dépenses sont reconnues et rapprochées par notre OCR et il ne vous reste plus qu’à contrôler.

Un point important à spécifier : l’utilisation d’une carte affaire n’exempt pas de toujours bien conserver les justificatifs papiers des dépenses réalisées. La seule option possible est de souscrire à un coffre-fort numérique à valeur probante, comme celui que nous mettons à disposition dans notre offre Jenji Vault, en partenariat avec Docaposte.

Les cartes affaires sont un vrai plus pour les entreprises puisqu’elle permettent un meilleur contrôle des dépenses, tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. De plus, si vous faites le choix d’une solution de gestion des notes de frais, telle que Jenji, capable d’intégrer complètement et en temps réel les dépenses réalisées avec cette carte, votre traitement des dépenses professionnelles s’en trouvera grandement simplifié !

Pour plus de détails sur la solution Jenji, n'hésitez pas à contacter notre équipe par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.

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