Les tâches à faible valeur ajoutée deviennent un véritable handicap dans certaines entreprises. Elles monopolisent les collaborateurs, les accablent et les empêchent de se concentrer sur leur expertise. Et si, le temps était venu de changer cela ?

Imaginez-vous, arriver à votre bureau et voir cette très, très longue "to do list" recensant toutes les actions fastidieuses et répétitives qui doivent être faites aujourd'hui. Maintenant, ajoutez à la scène un rendez-vous client très important, spécifique à votre expertise, mais que vous devrez quand même expédier pour finaliser vos besognes... Devrez-vous toujours sacrifier une importante partie de votre cœur de métier ? Heureusement non, des solutions existent pour réduire ces tâches contraignantes, chronophages et, cerise sur le gâteau, à faible valeur ajoutée.

Que sont les "tâches à faible valeur ajoutée" ?

Les tâches à faible valeur ajoutée sont des actions cycliques (mensuelles, quotidiennes) qui monopolisent un ou plusieurs collaborateurs dont les fonctions premières sont toutes autres. Il peut s'agir d'appels téléphoniques, de recherches ou de tris de dossiers ou encore du traitement des notes de frais.

Certes ces tâches sont souvent nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise, notamment pour ce qui est de la gestion des dépenses professionnelles. Cependant, elles sont très énergivores, chronophages et font perdre du temps aux personnes en charge de les accomplir. Le comble, c'est qu'elles n'amènent que peu, ou pas, de valeur ajoutée à l'entreprise.

L'automatisation : l'ennemie jurée de ces tâches contraignantes

Puisqu'il n'est pas possible de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée, il est important de trouver un moyen de les simplifier, voire de les réduire. Et pour cela, quoi de mieux que l'automatisation ?

L'automatisation, quésaco ? C'est la délégation de tâches, où l'action humaine est très limitée, voire inexistante, à des machines ou des robots. Parmi les différents types d'automatisation, il existe notamment l'Automatisation des Processus Robotisés (RPA). D'après Wikipédia, il s'agit d'un processus durant lequel "un développeur informatique écrit un programme informatique qui effectue un certain nombre de tâches et interagit avec l'interface de programmation (API) de l'application. Dans cette démarche, le système apprend la liste des tâches à automatiser en observant le comportement d'usagers humains."

Ce sont donc des algorithmes, capables d'apprendre (vive l'intelligence artificielle !) qui vont effectuer les tâches à faible valeur ajoutée et ainsi libérer, délivrer les êtres humains. Et ce n'est pas tout, ces supers héros vont aussi permettre de :

  • Répondre aux problèmes de recrutement dans les domaines où les tâches à faible valeur ajoutée sont nombreuses ;
  • Amener plus de sécurité aux agents humains. En effet, certaines machines vont pouvoir effectuer des actions qui peuvent être trop physiques et/ou dangereuses ;
  • Améliorer le service client, en particulier dans les tâches administratives. Les algorithmes vont pouvoir se charger de la "paperasserie", de la recherche de dossiers ou encore de la communication par tchat ;
  • Réduire les coûts des entreprises en libérant le personnel des tâches manuelles. Certaines études ont montré que l’automatisation permettrait une réduction des  coûts estimée entre 20% et 30%, dans les prochaines années ;
  • Aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier. Ils seront ainsi plus efficaces et plus performants.

Automatiser la gestion des notes de frais : un exemple parlant

Le traitement des dépenses professionnelles est une obligation en entreprise. Pourtant c'est une tâche fastidieuse, chronophage et répétitive. Bref, un bel exemple de tâche à faible valeur ajoutée. Bonne nouvelle, il est possible de l'automatiser !

Le meilleur moyen est encore d'utiliser une application de gestion des dépenses professionnelles, telle que Jenji. En effet, cette solution vous aidera à limiter les tâches à faible valeur ajoutée qui peuvent être nombreuses sur cette mission.

Jenji est une solution intégrée et collaborative, en temps réel. Un point important puisqu'il permet de partager le travail entre différents collaborateurs de l'entreprise. Les collaborateurs sont autonomes et saisissent eux-mêmes leurs notes de frais, tandis que des personnes en charge de la vérification, validation et/ou comptabilité peuvent être nommées. Et tout cela, sur une même application ! Il sera donc possible de saisir ses notes de frais n'importe quand et n'importe où (du moment qu'il y a une connexion internet). Dans les transports entre le travail et la maison par exemple, ainsi, les collaborateurs seront plus concentrés sur leurs tâches urgentes et propres à leur expertise lorsqu'ils seront au bureau.

Dématérialiser la gestion des notes de frais grâce à une application permet également d'ordonner, classer, trier... simplement et efficacement les données. Il n'y plus besoin de passer par des tableurs, ou pire des feuilles volantes ! Toutes les informations sont stockées dans un seul et même endroit. Imaginez le gain de temps... Et vous pouvez même pousser le processus encore plus en vous libérant complètement du papier, des impressions et autres fax grâce à des coffres-forts numériques à valeur probante.

De plus, la tâche étant automatisée, donc assistée par une intelligence artificielle, ici une OCR (Optical Character Recognition), les erreurs sont limitées. Les collaborateurs n'ont plus besoin de s’abîmer les yeux sur l'encre délavée ou de taper les dépenses une par une à la main. Et, si, en plus, l'intelligence artificielle est autorisée à apprendre (via le deep learning par exemple), elle pourra reconnaître de plus en plus de reçus et justificatifs différents et gagnera donc en efficacité.

Une amélioration du bien-être au travail grâce à l'automatisation

La réduction de ces tâches répétitives et fastidieuses ne permettent pas seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer le bien-être des collaborateurs. Ils pourront s'impliquer plus dans leur expertise, valoriser leurs tâches à forte valeur ajoutée et ainsi éviter de s'ennuyer. Ce qui est donc une bonne prévention contre le bore-out.

L'automatisation semble donc une solution (presque) miracle ! Pourtant, de nombreuses critiques sont soulevées à son encontre. En particulier sur le fait qu'elle peut conduire à des pertes d'emplois. Est-ce vrai ? En réalité, si cette solution est mise en place de façon intelligente et bienveillante, elle permettra surtout de requalifier et de former les personnes qui étaient auparavant employées pour réaliser ces tâches à faible valeur ajoutée.

Finalement, l'automatisation est avant tout un outil de mutation des actions vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vers des métiers où l'être humain est, et restera, inégalable.

Pour faciliter la gestion de vos notes de frais, n’hésitez pas à contacter Jenji par email à sales@jenji.io. Nos équipes seront ravie de vous accompagner dans votre digitalisation.

Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles :

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