Ce n'est certainement pas s'avancer de dire que, dans la majorité des entreprises, les collaborateurs réalisent des dépenses professionnelles et sont donc amenés à créer des notes de frais. Cependant, il est important de comprendre que toutes ces dépenses ne peuvent pas forcément passer en notes de frais. Il existe en effet quelques règles et contraintes qu'il vaut mieux connaître afin de s'éviter de mauvaises surprises...

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Les notes de frais sont des fiches, sous format papier ou dématérialisé, que les collaborateurs remplissent et accompagnent de justificatifs. Elles sont nécessaires et demandées par l'entreprise pour pouvoir rembourser des frais que les salariés auraient avancés dans le cadre de leur activité. Elles peuvent également être liées à un ordre de mission particulier contracté par le collaborateur avant de partir en déplacement pour son travail.

Ces notes de frais peuvent concerner divers types de dépenses :

  • des frais de restauration (repas d'affaires, invitation de clients...) ;
  • des frais de déplacement (péage, train, avion...) ;
  • des frais de logement (hôtel, airbnb...) ;
  • des frais d'abonnement (forfait téléphonique, internet, péage...) ;
  • des frais d'exploitation (vêtements de travail, types uniforme ou protection, cadeaux pour la clientèle...).

En réalité, il n'existe pas de liste officielle et exhaustive. Chaque entreprise peut tout à fait définir les types des dépenses qu'elle veut prendre en charge.

Comment savoir ce qu'il est possible de faire passer en note de frais ?

Finalement la question de savoir si les dépenses que vous avez réalisées seront remboursées ou non par votre entreprise, découle plutôt du bon sens.

En effet, les dépenses qui seront remboursées par les entreprises concernent des besoins essentiels à l'exercice des fonctions et donc en lien avec les besoins de l'entreprise. A partir de là, on comprend bien que les achats de souvenirs ou le "shopping" dans les centres commerciaux lors des déplacements professionnels ne seront pas offerts par la société. En revanche, si pour mener à bien ses missions, le collaborateur doit se procurer un uniforme ou des cadeaux pour les clients, ces achats peuvent devenir des notes de frais.

Une autre contrainte à respecter pour l'acceptation des notes de frais, est le montant des dépenses engagées. Là-encore, il n'y a pas de règles définies et les entreprises peuvent décider elles-mêmes des plafonds à fixer. Cependant, pour se faciliter la démarche de remboursement, le plus simple est de s'appuyer sur les limites d'exonération admises par l'URSSAF :

  • Les frais de repas au restaurant sont ainsi limités à 18,80€ ;
  • Une nuitée avec petit-déjeuner est limitée à 67,40€ à Paris et 50,0€ en province...

Dans tous les cas, il ne vaut mieux pas les dépasser, car l'administration pourrait considérer ces remboursements comme un complément de salaire. Ceci coûterait beaucoup plus cher à la société qui devrait alors payer des cotisations et charges sociales supplémentaires. En outre, ces dépassements de plafond n'impactent pas seulement l'entreprise, mais le collaborateur également. Il devrait payer en effet plus d'impôts et verrait donc son salaire net diminuer.

Pour ce qui est des voitures de fonction ou des abonnements téléphoniques, internet... l'entreprise peut parfois les autoriser dans un usage privé. Ces derniers ne seront alors pas remboursés, mais considérés comme un avantage en nature.

Le meilleur moyen pour se faire rembourser : justifier ses notes de frais

Même si les dépenses engagées par le collaborateur sont effectivement nécessaires à son activité et qu'elles ne dépassent pas les plafonds de l'entreprise, il peut arriver qu'elles ne soient pas remboursées. La raison ? Une absence de justification.

En effet, pour que les frais avancés puissent être remboursés, il est impératif que des justificatifs accompagnent les notes de frais. Ces justificatifs peuvent être de différents types en fonction des dépenses effectuées et vont prouver qu'elles répondent aux besoins de l'activité professionnelle, et donc, de l'entreprise. Il est important que ces justificatifs répondent à la politique de dépense de l'entreprise. C'est en effet cette dernière qui va informer les collaborateurs de ce qui leur donne droit, ou non, aux remboursements de leurs dépenses professionnelles. Par exemple, pour se faire rembourser une nuit d'hôtel, il faut que le collaborateur prouve qu'il a dû s'éloigner d'au moins 50 kilomètres de son domicile ou qu'il lui fallait au moins 1h30 de trajet pour rentrer chez lui.

Cette justification n'est pas seulement nécessaire au contrôle interne de l'entreprise. Au contraire, elle assure à la société d'être en conformité avec l'administration fiscale. En effet, en cas de contrôles, l'employeur doit pouvoir expliquer tous les frais effectués, y compris les remboursements. Les justificatifs prennent alors toute leur importance. En cas de non justification, l'entreprise peut subir un redressement fiscal et payer des cotisations patronales et salariales.

Pour éviter tout litige avec l'administration fiscale ou l'URSSAF, il vaut mieux récupérer le plus d'informations possibles concernant la dépense. Chez Jenji, nous avons automatisé cette étape grâce à un OCR, une intelligence artificielle basée sur la reconnaisse de caractères, qui en seulement 4 secondes va extraire et renseigner les informations essentielles contenues dans le justificatif. Le nom du vendeur, la date, le montant (HT, TTC), la TVA pour les plans avancés, la catégorie... seront ainsi automatiquement complétés. Un sacré gain de temps et une assurance quant aux erreurs de saisie. De plus, pour vous libérer du papier, tout en restant conforme avec l'administration, nous vous proposons l'offre Vault, en partenariat avec Docaposte, filiale du groupe La Poste. Cela permet de mettre à disposition un coffre-fort numérique à valeur probante et donc opposable à l'URSSAF et l'administration fiscale.

Pour plus de détails sur la solution Jenji, n'hésitez pas à contacter notre équipe par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.

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