De nombreuses organisations mènent des réflexions ou des projets sur la transition numérique afin d’optimiser leurs parcours clients, fournisseurs ou collaborateurs.

Concernant la partie collaborateurs, et plus particulièrement les notes de frais des salariés, le choix d’une solution efficiente pour la gestion des dépenses professionnelles s’est longtemps heurté à l’obligation de conserver pour une période de 6 ans les justificatifs papiers. Cette gestion physique des justificatifs présente un risque non négligeable en cas d’audit avec :

  • Une gestion souvent décentralisée des documents ;
  • Un accès et des recherches fastidieuses ;
  • Une détérioration du support papier avec le temps ;
  • Un risque de perte avec de nombreux échanges physiques et/ou postaux ;
  • Etc.

Au-delà de l’aspect légal, cette gestion entraine un coût significatif pour les organisations notamment en back office.

L'évolution législative en faveur de la dématérialisation des notes de frais

La législation est aujourd’hui clairement favorable à la dématérialisation avec la promulgation de différentes lois organiques sur différents domaines d’application qui ont permis d’encadrer des activités dont le traitement des notes de frais spécifique au BOFIP.

En effet, la modification de l’article L102B du BOFIP suite à l’arrêté du 22 mars 2017 complété par celui du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du Code de la sécurité sociale ont permis de fixer les modalités de dématérialisation des notes de frais afin qu’elles puissent avoir la même valeur que les originaux papier.

Ces modalités sont les suivantes :

  • La reproduction des documents doit être garantie à l’identique (pas de traitement d’image ni de compression risquant une perte de lisibilité) ;
  • L’intégrité des fichiers doit être préservée à l’issue de la numérisation (horodatage, signature électronique) ;
  • L’archivage numérique doit être effectué par un tiers mandaté (traçabilité).

Quelle application de gestion de note de frais respecte les conditions de conservation dématérialisée des justificatifs ?

L'application Jenji a noué un partenariat avec Docaposte, filiale de La Poste, dès le changement législatif et réglementaire sur la dématérialisation des factures.

Avec Jenji Vault, les justificatifs sont ainsi capturés et traités dans un processus qui respecte les exigences réglementaires décrites ci-dessus.

Les justificatifs sont stockés au format PDF/A dans un SAE (Système d'Archivage Électronique) certifié NF Z 42-013, le tout dans un environnement ISO 9001 et ISO 27001.

Adossé à un groupe solide et pérenne (La Poste) et tiers de confiance historique, Docaposte est un opérateur de Confiance Numérique et une Autorité de Certification reconnue en France et en Europe.

En plus des certifications évoquées ci-dessus, la solution est labellisée FNTC-TA et FNTC-CFE, pour les prestations de tiers archivage par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

Les documents sont archivés en France dans des datacenters certifiés et sécurisés.

Ainsi, Jenji Vault, grâce à son partenariat avec Docaposte, vous garantit :

  • La pérennité des archives - conservation à long terme sur des supports et dans des formats constamment adaptés, standardisés, normalisés et non propriétaires ;
  • L’intégrité des archives - scellement des documents confiés grâce aux technologies préconisées : les documents sont organisés en collections horodatées et signées ; les procédures d’horodatage et de signature correspondent aux impératifs légaux en vigueur ;
  • L’authentification - traçabilité des opérations et authentification de l’émetteur des documents et des intervenants sur l’ensemble de la chaîne de traitement des documents confiés, via des procédures précises, décrites et adaptées ;
  • La réversibilité - l’utilisateur habilité peut à tout moment demander que les documents et les index lui soient restitués soit dans des formats standards ou normalisés (immédiatement exploitables), soit dans leur format d’origine pour les documents à vocation probatoire suite à des recours ;
  • L’interopérabilité - le service doit être transférable vers un autre SAE (Système d'Archivage Électronique).

Les documents sont donc archivés à vocation probatoire pour une durée de 6 ans.

En clair, le respect des conditions citées ci-dessus permet de considérer le document numérique comme l’original et par conséquent se libérer du papier.

Ainsi, en cas de contrôle fiscal ou d’un contrôle URSSAF, plus besoin de présenter les documents papiers, il suffit de donner accès à vos archives numériques depuis votre compte administrateur Jenji.

Comme vous l’aurez compris à travers cet article, la législation actuelle ouvre donc la voie à la dématérialisation totale des notes de frais.

Jenji a su se saisir de l’opportunité de cette évolution réglementaire pour simplifier et sécuriser la gestion des notes de frais en apportant une expérience collaborateur unique tout en permettant aux Directions Financières la fluidification des processus interne tout en optimisant les performances et donc le ROI.

Pour plus de détails sur Jenji Vault, n'hésitez pas à contacter l’équipe Jenji par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.

Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles :

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Article co-rédigé avec Mathieu Quehen, Business Developer @Jenji.