Petite ou grande organisation, le contrôle sur les dépenses professionnelles est un besoin commun à toutes les entreprises. La modération des frais de déplacement (via les indemnités kilométriques) et de représentation constitue un réel challenge, ces notes de frais pouvant atteindre un pourcentage considérable du revenu généré par l’activité de l'entreprise.

La trésorerie de la société est une ressource précieuse, à laquelle l’ensemble des collaborateurs a contribué. Son utilisation, certes nécessaire, doit être cadrée.

Qui dépense, où et pour quelles raisons ? Autant de questions qui pourront être maîtrisées grâce à l’implémentation d’une politique de dépenses d’entreprise réfléchie.

Par où commencer ?

Définir une politique de dépenses d’entreprise peut vite se transformer en casse-tête chinois. Des règles trop floues ou ne prenant pas en compte toutes les spécificités du contexte de votre société auront du mal à être implémentées en interne.

À l'inverse, une liste trop importante de conditions entremêlée d’exceptions sera perçue comme un fardeau administratif par vos collaborateurs.

Pour que votre politique de dépenses rencontre un succès partagé à tous les niveaux de la hiérarchie, il est primordial d’intégrer les étapes suivantes dans votre processus de réflexion :

  1. Déterminer quel type de dépense peut être remboursée : lister les catégories de dépenses remboursables de manière exhaustive, puis celles qui ne sont pas valides.
  2. Spécifier les lignes directrices : plafond et données requises par nature de dépenses, valideur spécifique dans certains cas, etc.
  3. Détailler la procédure : justificatif nécessaire et temps imparti pour la soumission de la dépense, période de validation et de remboursement.

Et ensuite ?

Votre politique de note de frais est prête et a été validée en interne. Se pose alors la question ultime : Comment faire en sorte qu’elle soit respectée ?

Heureusement, la réponse est simple et les options multiples. De nombreux logiciels de gestion de dépenses professionnelles favorisent la transparence autour de la politique de dépenses et facilite son application.

Une bonne solution doit vous permettre d’automatiser vos règles et de communiquer facilement avec vos collaborateurs en cas de non-respect. Jenji dispose de nombreuses fonctionnalités et modules dédiés à l’implémentation de la politique de dépenses d’entreprise.

Jenji vous aide à mettre en oeuvre votre politique de note de frais

Automatisez votre politique de notes de frais avec Jenji

Natures des dépenses

Avec Jenji, vous pouvez personnaliser vos catégories de dépenses afin de construire vos propres règles. Par exemple, au-delà des catégories déjà présentes par défaut, vous pouvez créer une catégorie "Invitation" pour les repas de réception et personnaliser les règles pour ce type de dépenses. Vous pouvez également personnaliser et hiérarchiser les catégories de dépenses.

Champs personnalisés

Vous pouvez à tout moment créer des champs obligatoires pour la récolte d’informations additionnelles. Par exemple, le champ “Détails des invités” qui se déclenche lorsque la catégorie "Invitation" est sélectionnée.

Seuils d’alerte

Vous pouvez également définir un plafond par catégorie et suivre en temps réel les dépenses en alerte. Ainsi, si vous avez indiqué un plafond de 90 euros pour les frais d'hébergement, Jenji vous alertera dès le franchissement de ce plafond par un collaborateur.

Forfait

Il est possible aussi de configurer un nouveau type de dépenses qui ne nécessite aucun justificatif, et dont les données associées sont définies en amont (intitulé, montant, catégorie).

Budgets

Vous êtes en mesure de suivre l'évolution de vos budgets via des tableaux de bords intégrés (par employé, catégorie, période, …).

Règles de routage

Vous pouvez également choisir un circuit de validation spécifique lorsque certaines conditions sont remplies (par exemple montant supérieur à, catégorie égale à, …).

Et tenez vos collaborateurs informés du statut de leurs dépenses

Notifications Push

Lorsqu’une dépense a été jugée « non conforme » ou a été rejetée, le collaborateur reçoit un message ou notification sur l’écran de l’appareil mobile l'informant de l'état de sa dépense. Fini les échanges d'emails sans fin sur le sujet des notes de frais !

Emails automatiques

Le collaborateur reçoit un email lorsqu’une dépense a été jugée « non conforme » ou a été rejetée.

Commentaires du vérificateur/valideur

Vous pouvez également personnaliser Jenji pour qu'apparaisse en commentaire la raison du refus (par exemple "note non conforme à la politique de note de frais").

Certaines des fonctionnalités listées ci-dessus sont disponibles dès la version gratuite de Jenji.

À vous de tester !

Pour plus de détails sur les fonctionnalités dédiées à l’implémentation d’une politique de dépenses d’entreprise, nous vous invitons à prendre contact directement avec l’équipe Jenji par email à sales@jenji.io. Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles :

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Article co-rédigé avec Stéphanie Verney, VP Customer Success @Jenji.